Comment bien présenter des chiffres? 5 conseils pour y parvenir.

Il est rare de présenter sans jamais faire appel à des données numériques. Comment bien présenter des chiffres? Comment éviter que vos slides ne ressemble à un tableur avec des animations?
Voici un ensemble de règles et d’exemples pour y parvenir.

Donnez du contexte et introduisez-les

Avant de commencer à parler directement des chiffres, vous pouvez leur donner un peu de contexte.

Expliquez comment vous les avez obtenus, quelle est leur histoire. Si vous avez une anecdote à raconter sur leur récupération ou construction, vous pouvez également vous en servir pour les introduire.

Rappelez-vous également quel est le but que ces données doivent vous permettre d’atteindre.

Arrondissez et utilisez aussi des mots

4576 de nos 13896 clients commandent chez nous plus de 3 fois par an.

Si vous souhaitez que l’on ne retienne pas vos propos, c’est bien parti. On retient plus facilement les ordres de grandeurs que des nombres interminables avec autant de décimales que de lettres dans l’alphabet.

Quand vous présentez, arrondissez toujours le plus possible. Il n’y a pas de règle toute faite et l’arrondi va dépendre de vos données.
En effet, si vous parlez d’une augmentation d’un pourcent sur un trimestre, n’arrondissez pas vos nombres plus que l’augmentation qui deviendrait alors invisible.

Dans notre exemple ci-dessus, en plus d’arrondir, vous pouvez aussi utiliser des mots.

Un tiers de nos clients commandent chez nous plus de 3 fois par an.

Vous aurez alors une donnée beaucoup plus facile à retenir.

Utilisez donc les expressions qui traduisent un rapport entre les grandeurs telles que:

• La moitié
• Un tiers
• Un quart
• Le double
• Dix fois plus
• …

Utiliser les comparaisons et mettez-les en image.

Imaginez que vous présentez les gains au bout d’un an d’utilisation d’un nouveau processus de dématérialisation. Vous avez évité l’impression de plus de 100 000 feuille A4.

100 000, c’est un grand nombre. Plus les nombres sont grands (ou très petits), plus il est difficile d’avoir une vision concrète de ce qu’ils représentent.

Pour que l’on se rende mieux compte, il faut trouver une comparaison judicieuse. Ici, toutes ces feuilles de papier représentent la longueur du périphérique parisien. Utilisez cette image, elle restera plus dans les esprits qu’un nombre « anonyme ».

Limitez l’utilisation de tableaux

Les tableaux posent plusieurs problèmes:

• Si votre audience commence à lire votre slide plus de quelques secondes, ils ne vont plus vous écouter.
• S’il contient trop d’informations, la police sera trop petite et l’ensemble sera illisible.

Un tableau dans une présentation n’a pas le même rôle qu’un tableau sous Excel. Dans un slide, même si l’on peut présenter une démarche, on se concentre surtout sur le résultat.

Limitez le nombre de cellules au maximum dans votre tableau. Il doit vous aider dans votre discours, pas vous desservir et ennuyer les gens.

Vous pouvez aussi transformer ces données tabulaires en graphiques.

Si ces données sont importantes, transmettez les en annexe de votre présentation.

Visualisez les grands ensembles de chiffres

A partir du moment où vous avez un ensemble conséquent de nombres à montrer, vous devez vous poser la question de les représenter graphiquement.
Il y a forcément parmi ces chiffres une relation à montrer. Que ce soit une évolution sur une période ou une comparaison, il y a une visualisation qui sera adaptée à vos données.

Préparez vos données

Je le répète, un slide = données réduites. Si vous faite une étude comparative, limitez les éléments comparés. Entre deux ou 3 séries, cela reste lisible. Plus cela devient compliqué. Le nombre de « points » de données doit aussi être aussi concis que possible tout en restant pertinent.

Il sera donc peut-être nécessaire de sélectionner les données adaptées voie de les agréger.

Trouvez la représentation graphique la plus pertinente

On connait tous les histogrammes, camemberts et autres courbes. Réduire les visualisations et les graphes à ces trois types serait pourtant trop réducteur. Il existe de nombreux autres moyens de passer de valeurs numériques à une représentation graphique qui mettra en lumière ce que vous présentez.
Faites parlez vos données!

Attentions aux couleurs

Je vois trop souvent de slides avec des chartes graphiques « corporates » où tous les graphes utilisent un dégradé de couleur. En général, c’est la couleur principale du logo et cela peut se comprendre.

C’est joli, très joli même. Mais surtout c’est illisible. Entre le bleu moyen-clair et le bleu moyen-foncé, pas sûr que votre audience fasse la différence à quelques mètres.

Faites aussi attention que suivant les écrans et projecteur, en fonction de leur réglage et de la luminosité ambiante, la reproduction des couleurs n’est pas toujours très fidèle.

En conclusion, comment bien présenter des chiffres

Essayez de ne pas vous contenter de la présentation « par défaut » de vos chiffres. Vous allez voir, vos slides vont se démarquer de ceux de vos collègues et vous aurez moins de mal à garder l’attention de votre audience.

Ne paniquez pas si vous n’arrivez pas à mettre en pratique toutes ces astuces. Si vous en appliquez même qu’une seule nouvelle à chaque future présentation, vous allez gagner en qualité au fil du temps.

Questions fréquentes