Réunions Efficaces : 8 Conseils Incontournables pour Maximiser la Productivité au Travail

Combien de fois avez-vous quitté une réunion en vous demandant si votre temps aurait pu être mieux utilisé ailleurs ?

Quand c’est votre tour d’organiser et de conduire une réunion, comment faire pour ne pas imposer aux autres ce que vous vivez d’habitude ?

Voici 10 conseils pour des réunions efficaces, ne pas faire perdre son temps à votre assistance, atteindre votre objectif et pourquoi pas en profiter pour améliorer votre visibilité.

Certains de ces conseils vont vous paraître logiques et de bon sens. Pourtant, croyez-moi, ils sont rarement appliqués correctement.

1 – Des réunions efficaces. cela commence par un objectif clair

Tout d’abord, définissez votre objectif et faites en sorte qu’il soit connu et compris par tous. Définissez un ordre du jour et assurez-vous que chacune de ses parties contribue à l’atteinte de cet objectif.
Si les participants doivent faire une préparation, ne laissez pas la place au doute et encourager le à se préparer en spécifiant vos attentes.

2 – Gérez le temps

Quand un débat ou une discussion commence, due de savoir quand cela se terminera. A chaque point de l’ordre du jour, déterminez le temps à y passer et essayez de vous y tenir.
Si vous voyez que la complexité d’un sujet a été sous-estimée, estimer s’il est pertinent de le traiter hors de la réunion.

3 – Invitez les bonnes personnes

Il y a pire qu’une réunion interminable, il y a la réunion interminable avec des personnes dont la présence n’apporte pas de valeur ajoutée.
Je sais que, parfois, il faut être politique et près de ses ennemis, mais faites toujours en sorte de limiter votre assistance lors d’une réunion.
Chaque personne doit savoir pourquoi elle est là et ce que l’on attend d’elle.
Identifier auparavant quelles sont les parties prenantes essentielles et invitez-les.
Les personnes “pour information” préféreront sûrement être informées plutôt qu’assister, surtout si elles ne sont ni expertes ni décideuses.

4 – Encouragez la participation active

La parole est trop souvent monopolisée par les mêmes personnes. Il est de votre responsabilité de solliciter activement l’ensemble des participants.
Faites également en sorte de créer un environnement avec lequel chacun se sent à l’aise pour partager ses idées. N’oubliez pas, ce n’est pas celui qui parle le plus qui détient forcément la vérité.

5 – Favorisez la prise de décisions

Discuter, c’est bien, mais votre objectif va probablement plus loin que cela. Vous avez certainement des procrastinateurs dans l’assemblée, notamment s’ils risquent de recevoir une tâche à faire. Évitez qu’ils ne sabotent vos efforts.
Présentez les informations nécessaires pour prendre chaque décision. La décision ne doit pas venir seulement de vous-même. Elle doit être incontestable et venir de l’assemblée tout entière. Concluez en reprenant à vive voix et en notant qu’elle a été la décision retenue.

6 – Résumez et définissez le plan d’action

Quand on débat, on dit tout et son contraire. Le cerveau humain, parfois, retient mieux une étape du débat que la conclusion.
Récapitulez les décisions qui ont été prises ainsi que les points principaux.
Transformer les décisions en plan d’action. Pour chaque action, définissez un responsable (DRI) ainsi qu’un délai.
A la fin ou après la réunion, n’oubliez pas de distribuer le plan d’action et les minutes afin que chaque membre garde la même vision.

7 – La technologie oui, mais de manière judicieuse

La technologie permet de faciliter grandement les réunions, surtout si certains participants sont à distance. Cela peut aussi être un frein. On se rappelle tous “est-ce que tu m’entends ?” “Je ne vois pas !” Qui font perdent une partie du temps de réunion et impactent l’attention des autres participants.

Ayez toujours un plan B sans technologie. Vous pouvez avoir une panne de réseau, un vidéoprojecteur qui ne fonctionne pas ou le mauvais adaptateur.
On en peut que recommander de tester avant mais cela ne doit pas vous empêcher de manger à bien votre réunion sans support informatique.

8 – Encourager la communication efficace

Faites la promotion de la concision. Je prends souvent quelques minutes en début de réunion pour, avec le groupe, définir les règles de communication et d’interruption. Ce ne doit pas être sûrement vos règles, mais celles décidées par l’ensemble de l’assemblée. Au menu, essayez de limiter les digressions et le hors-sujet ainsi que les interruptions.

Et ensuite ?

Voici en fait le 9ième conseil. Une fois la réunion terminée, il est intéressant d’avoir le feedback sur le déroulement. Pour cela, je vous conseille de rester simple et de demander à chacun un point à améliorer et un élément qu’il a apprécié. Demander à ce que les réponses soient constructives et pertinentes. Servez-vous de ces réponses pour garder ce qui fonctionne et améliorer le reste. Attention à distinguer la tendance des récriminations individuelle. Ne changez pas juste pour un feedback négatif. Assurez-vous que la perception est partagée.

Ces conseils peuvent paraître simples, mais bien appliqués, votre session sera au-dessus de 90% des réunions.